Jak długo przechowywać i kiedy usuwać dane osobowe w dokumentacji ZFŚS?

Dokumentacja ZFŚS

Konieczność gromadzenia dokumentów w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) sprawia, że z każdym rokiem pęcznieją teczki każdego pracownika. Gromadzone są przeróżne wnioski, prośby, bilety, dane do potrąceń na listę płac oraz dokumentacja pożyczek na cele mieszkaniowe. Ilość dokumentów rodzi pytanie o właściwą procedurę niszczenia dokumentacji oraz sporządzania protokołu. Czy w ramach przeglądu dokumentów można usuwać wrażliwe dane osobowe, takie jak dokumentacja medyczna, akty zgonu czy skierowania na leczenie, i czy konieczne jest sporządzenie notatki o ich usunięciu?

Faktem jest, że aby pracownik dostał wnioskowane przez siebie wsparcie w ramach ZFŚS musi wypełniać kolejne wnioski, składać wnioski i dołączać konieczną dokumentację. Wszystkie te dokumenty zawierają dane osobowe oraz dane wrażliwe. Przekazywanie takich danych jest możliwe na podstawie art. 8 ust. 1 - do 1c ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej u.z.f.ś.s. Każdy rodzaj wsparcia w ramach Funduszu jest przyznawany po uprzedniej analizie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej beneficjenta funduszu. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty i ustalenia ich wysokości następuje w formi