Jak długo przechowywać i kiedy usuwać dane osobowe w dokumentacji ZFŚS?

Dokumentacja ZFŚS

Konieczność gromadzenia dokumentów w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) sprawia, że z każdym rokiem pęcznieją teczki każdego pracownika. Gromadzone są przeróżne wnioski, prośby, bilety, dane do potrąceń na listę płac oraz dokumentacja pożyczek na cele mieszkaniowe. Ilość dokumentów rodzi pytanie o właściwą procedurę niszczenia dokumentacji oraz sporządzania protokołu. Czy w ramach przeglądu dokumentów można usuwać wrażliwe dane osobowe, takie jak dokumentacja medyczna, akty zgonu czy skierowania na leczenie, i czy konieczne jest sporządzenie notatki o ich usunięciu?

Faktem jest, że aby pracownik dostał wnioskowane przez siebie wsparcie w ramach ZFŚS musi wypełniać kolejne wnioski, składać wnioski i dołączać konieczną dokumentację. Wszystkie te dokumenty zawierają dane osobowe oraz dane wrażliwe. Przekazywanie takich danych jest możliwe na podstawie art. 8 ust. 1 - do 1c ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej u.z.f.ś.s. Każdy rodzaj wsparcia w ramach Funduszu jest przyznawany po uprzedniej analizie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej beneficjenta funduszu. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej, zdrowotnej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W tym miejscu należy podkreślić, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia — o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Dane osobowe pracodawca przetwarza przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Art. 8 ust. 1d) wspomnianej wyżej u.z.f.ś.s., mówi o tym, że pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niez