Sprzeczne przepisy: Jak długo należy przechowywać akta osobowe pracowników?

Kodeks pracy kontra RODO

Artykuł 94 pkt. 9b Kodeksu pracy nakazuje pracodawcom przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia pracownika i 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Dokładnie ten przepis brzmi następująco: „przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”. Powyższy przepis jest sprzeczny nie tylko z art. 5 rozporządzenia parlamentu europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ale również z innym artykułem polskiego Kodeksu pracy. Mowa jest o art. 291 Kodeksu pracy, w którym zapisano trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, od roku, w którym roszczenie zostało wymagalne.

Nadmierne gromadzenie dokumentacji – potrzebne są zmiany

1 stycznia 2019 r. w Kodeksie pracy został wprowadzony art. 94 pkt. 9a, w którym zapisano definicję „dokumentacji pracowniczej”, na którą składają się

1. akta osobowe pracowników oraz
2. pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Natomiast w art. 94 pkt. 9b kodeksu pracy nakazano pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ule