Pracodawca pyta KIS o zaliczkę PIT, za korzystanie przez pracownika z prywatnego samochodu

Nie jest rzadkością, że pracodawca zawiera z pracownikami, zatrudnionymi na umowę o pracę, umowy cywilnoprawne, pozwalające na użytkowanie ich prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych. Za korzystanie z prywatnego samochodu w celach zawodowych, pracownik otrzymuje miesięczny ryczałt zwrotu kosztów, określonych w umowie. Wypłacane kwoty pracodawca zalicza do przychodu podatkowego pracownika i rozlicza je jako przychód u pracownika z tytułu pracy. Robiąc taką operację, oblicza, pobiera i wpłaca do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W takim przypadku pojawia się pytanie o prawidłowe rozliczenie takiej umowy. Jeden z pracodawców zapytał Krajową Izbę Skarbową, czy kwota ryczałtowego zwrotu wydatków za używanie przez pracownika prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, stanowi przychód podatkowy pracownika, który korzysta ze zwolnienia z opodatkowania z podatku PIT? Czy jako pracodawca musi obliczać, pobierać i wpłacać, od wypłaconych z tego tytułu kwot, zaliczki na poczet podatku? Czy też stanowi to przychód podatkowy pracownika dochodowego PIT? Pracodawca stoi na stanowisku, że dokonany w formie zryczałtowanej zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na rzecz pracodawcy, nie stanowi przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ww. ustawy.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej swoje stanowisko w tej sprawie wyraził w interpelacji z 15 listopada 2024 r. (0115-KDIT2.4011.444.2024.2.MD). W dokumencie wyjaśniono, że kwota zwrotu wydatków za jazdy lokalne w formie ryczałtu, stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają bowiem na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi takiego wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej, zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że pracownikowi, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, musiałby je pokryć on z własnych środ