Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy i listę obecności?

Lista obecności jest dokumentem, który potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. Przepisy prawne nie nakładają obowiązku prowadzenia listy obecności, dlatego o jej utworzeniu decyduje pracodawca. Listę obecności można prowadzić w formie:

• papierowej, gdy pracownicy składają podpisy na dokumencie,
• elektronicznej, gdy pracownicy rejestrują wejście i wyjście z pracy poprzez odbicie karty magnetycznej lub zalogowanie się w systemie.

Lista obecności nie jest tym samym, co ewidencja czasu pracy. Są to bowiem dwa różne dokumenty i nie można stosować ich wymiennie. Podstawową różnicą jest to, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji niż lista obecności.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jeżeli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, jest wówczas narażony na karę grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Lista obecności może być uzupełnieniem ewidencji czasu pracy, jednak żadne przepisy nie wskazują na konieczność jej prowadzenia w firmie. Celem listy obecności jest wyłącznie potwierdzenie przybycia pracowników do zakładu pracy. Jeżeli pracownika nie ma w danym dniu z powodu choroby lub z innego powodu, należy zaznaczyć tylko i wyłącznie jego nieobecność bez podawania przyczyny. Taka oszczędność informacji wynika z przepisów RODO i ograniczonych możliwości przetwarzania danych osobowych. A do takich danych należy m.in. informacja o stanie zdrowia.

W ewidencji czasu pracy umieszcza się informacje o liczbie umownych godzin pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w niedziele i święta, urlopach, zwol