Księgowanie rezerwy urlopowej

Pracodawca jest zobowiązany do ujmowania w księgach rachunkowych na dzień bilansowy rezerw związanych z przyszłymi świadczeniami na rzecz zatrudnionych pracowników (w tym osób z niepełnosprawnościami). Chodzi tu m.in. o świadczenia związane z odprawami emerytalnymi, rentowymi, nagrodami jubileuszowymi, świadczeniami medycznymi, niewykorzystanymi urlopami czy innymi benefitami. Celem ich tworzenia jest zapewnienie kompletności kosztów przypadających na dany rok obrotowy.

Adekwatnie do dyspozycji art. 171 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2023 r., poz. 1465, ze zm.) – dalej: k.p., w przypadku, gdy pracownik z niepełnosprawnością nie wykorzysta przysługującego mu urlopu w całości lub w części – z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy – przysługuje mu ekwiwalent w formie pieniężnej. W takiej sytuacji pracodawca powinien utworzyć rezerwę urlopową. Rezerwy na świadczenia pracownicze, w tym rezerwa urlopowa, są zaliczane do rozliczeń międzyokresowych biernych. Wobec tego, ujęcie tej rezerwy powinno obciążać koszty podstawowej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Należy podkreślić, że rezerwy urlopowe nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Jak wynika z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: D