Prowadzenie akt osobowych w 2024 r.

Dokumentacja pracownicza

Z chwilą zatrudnienia pracownika pracodawca ma prawny obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Każda dokumentacja pracownicza jest indywidualna dla danego pracownika, co oznacza, że dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracowników (składające się z 5 części: A, B, C, D, E)
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W skład skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

1. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
2. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Natomiast w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje np. o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach