Zasady ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji w ZPCh

RODO chroni prywatność pracownika

Na początku podkreślmy, że rozporządzenie 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) stanowić ma istotny krok na drodze do umacniania praw podstawowych obywateli UE w erze cyfrowej i ułatwiania działalności gospodarczej poprzez uproszczenie i ujednolicenie zasad dla administratorów rynku wspólnotowego.

W przypadku pracodawców zmieniły się zasady gromadzenia danych osobowych pracowników. Pracownik musi udzielić zgody na ich przetwarzanie. Oznacza to, że pracodawca nie może pozyskać innych danych na temat pracownika niż te, na których wykorzystanie pracownik się zgodził. Pracodawca może zatem wiedzieć o pracowniku tylko tyle, ile jest mu niezbędne i ile sam pracownik będzie chciał mu powiedzieć. Ponadto pracownicy muszą zostać poinformowani o zasadach funkcjonowania monitoringu wizyjnego w firmie.

Przetwarzanie danych w czasie zatrudnienia

Podczas okresu zatrudnienia dane osobowe pracownika są przetwarzane i wykorzystywane do różnych celów związanych ze stosunkiem pracy. Ochrona danych osobowych pracownika nie jest absolutna i nie zawsze zależy od jego zgody. Jednakże za każdym razem, przetwarzając dane osobowe, należy oceniać konkretny przypadek i analizować, czy wszystko dzieje się zgodnie z obowiązującym prawem.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 221 par. 2 i 4 kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od pracownika, którego zdecydował się zatrudnić, podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także:

1. innych jego danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2. jego numeru PESEL,
3. innych danych osobowych niż pozyskane w procesie rekrutacji i wskazane wyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Podpisanie umowy o pracę a RODO

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika oraz dokumentowania przebiegu jego zatrudnienia. Czynności te reguluje art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Natomiast sposób prowadzenia akt osobowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894). Jednak są wyjątki. W przypadku, gdy pracownik np. chce skorzystać z dodatkowego urlopu rehabilitacyjnego, w jego aktach powinno znaleźć się orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, które jest podstawą do ubiegania się o dodatkowe dni wolne.

Czasem się zdarza, że pracodawca chce wykonać kserokopię dowodu tożsamości. Jednak zazwyczaj nie istnieje prawnie uzasadniona potrzeba wykonywania kopii tego typu dokumentu. Co więcej, posiadanie jej będzie prowadziło do gromadzenia nadmiarowych danych niezwiązanych z wyko