Kontrola PFRON dotycząca wystawiania ulg we wpłatach

Możliwość kontrolowania pracodawców w tym zakresie została wprowadzona 15 września 2012 r., a tryb kontroli i sposób jej przeprowadzania znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 14 października 2023 r. w sprawie trybu i sposobu przeprowadzania kontroli przez organy upoważnione do kontroli na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r., poz. 2283).

Rozporządzenie obowiązuje od 24 października 2023 r., warto przy tym wskazać, że poprzednie rozporządzenie regulujące kwestie kontroli przeprowadzanych na podstawie ustawy o rehabilitacji utraciło moc 11 marca 2023 r. i od tej daty nie było podstaw prawnych do przeprowadzania kontroli.

Umieszczone w rozporządzeniu przepisy przejściowe, dotyczące kontroli przerwanych 11 marca, przewidują, że wykonane wtedy czynności oraz zebrane dowody mogą być wykorzystane po ponownym wszczęciu kontroli, przy czym jest to możliwe o ile nie doszło do zmiany stanu faktycznego, a kontrola rozpocznie się nie później niż 24 grudnia 2023 r. Do tej daty powinny zostać wszczęte także kontrole okresowe, zaplanowane w okresie 11 marca a 23 października.

Zasady kontroli

Kontrola jest przeprowadza na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, wydanego w formie pisemnej przez organ upoważniony do kontroli.

Upoważnienie zawiera:

1. oznaczenie organu upoważnionego do kontroli;
2. datę wydania upoważnienia;
3. numer upoważnienia;
4. imiona i nazwiska oraz numery legitymacji służbowych kontrolujących;
5. imię i nazwisko kontrolującego, kierującego zespołem, kontrolujących;
6. powołanie podstawy prawnej kontroli;
7. imię i nazwisko albo nazwę i adres kontrolowanego;
8. zakres kontroli;
9. miejsce i datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia kontroli;
10. w przypadku uzasadnionym zakresem kontroli - wskazanie jednostek organizacyjnych kontrolowanego objętych kontrolą;
11. imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia - z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
12. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

W uzasadnionych przypadkach w trakcie kontroli organ do niej upoważniony może zmienić zakres, miejsce i termin kontroli lub skład zespołu, wydając nowe upoważnienie.

Kontrola jest przeprowadzana przez zespół składający się z co najmniej dwóch kontrolujących, zgodnie z programem kontroli zatwierdzonym przez organ upoważniony do kontroli przed wydaniem upoważnienia.

Po otrzymaniu upoważnienia kontrolujący dokonują niezwłocznie analizy posiadanych przez organ upoważniony do kontroli informacji dotyczących kontrolowanego w zakresie zagadnień objętych kontrolą, a także zapoznają się z wynikami poprzednich kontroli.

Na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kontroli kompleksowej, problemowej i doraźnej, organ upoważniony do kontroli zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej kontrolowanego o miejscu, zakresie i terminie kontroli. Często w takim zawiadomieniu, PFRON powiadamia o dokumentach i zestawieniach, jakie należy przygotować. Wymóg ten nie dotyczy kontroli sprawdzającej obejmującej stwierdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych.

Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący okazują kontrolowanemu upoważnienie oraz legitymacje służbowe.

Czynności kontrolne mogą być dokonywane co do zasady w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacje służbowe mogą być okazane pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za osobę, o której mowa w art. 97 Kodeksu cywilnego

Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu prowadzenia działalności przez kontrolowanego - w dniach i godzinach jego pracy. Jednak w uzasadnionych okolicznościach, może być przeprowadzona poza godzinami pracy kontrolowanego lub w dni wolne od pracy, w miejscu i godzinach świadczenia pracy przez pracowników kontrolowanego, w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, w siedzibie organu, w miejscu przechowywania przez kontrolowanego dokumentacji dotyczącej działalności podlegającej kontroli.

Nowością jest możliwość przeprowadzenia kontroli w sposób zdalny - za zgodą kontrolowanego.

Organ kontrolujący może, do czasu sporządzenia i podpisania przez kontrolujących protokołu kontroli, zwrócić się do biegłego o wydanie niezbędnej opinii. O powołaniu biegłego zawiadamia się kontrolowanego. Biegły może uczestniczyć w czynnościach kontrolnych w obecności kontrolującego.

Czynności kontrolne polegają na ustaleniu stanu faktycznego poprzez:

1. badanie dokumentów (dokumenty, wyniki oględzin, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia świadków i opinie biegłych)
2. żądanie udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie oraz przyjmowanie wyjaśnień;
3. przeprowadzanie oględzin.

Kontrola jest przeprowadzana w sposób zapewniający kontrolującym oraz biegłym upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności:

1. swobodny wstęp i poruszanie się po siedzibie kontrolowanego lub miejscu prowadzenia przez niego działalności;
2. w miarę możliwości samodzielne zamykane pomieszczenie, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli;
3. wydzielone miejsce do przechowywania dokumentów i zabezpieczonych przedmiotów;
4. możliwość podłączenia do sieci elektrycznej sprzętu komputerowego i elektronicznego służącego do prowadzenia kontroli;
5. możliwość korzystania z innych środków technicznych (w szczególności drukarki, kserokopiarki) niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, o ile kontrolowany nimi dysponuje.

Kontrolowany potwierdza za zgodność z oryginałem sporządzone kop