Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza

Z chwilą zatrudnienia pracownika pracodawca ma prawny obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Każda dokumentacja pracownicza jest indywidualna dla danego pracownika, co oznacza, że dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracowników (składające się z 5 części: A, B, C, D, E)
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W skład skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

1. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
2. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Natomiast w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje np. o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
2. wnioski pracownika dotyczące m.in: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat; ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty; stosowania systemu skróconego tygodnia pracy; stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej; ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.
3. różne dokumenty związane m.in ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy; z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania prac.
4. zgody, m.in. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy; pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

Niezależnie od dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację dotyczącą pracownika dla potrzeb rozliczania z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i w zakresie spraw podatkowych z Urzędem Skarbowym.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej.

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności, ochroną przed utratą i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W tym celu należy zapewnić w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jeżeli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres i pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Kara może być nałożona na pracodawcę na wniosek inspektora pracy.

Składowe akt osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika sk