Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza

Z chwilą zatrudnienia pracownika pracodawca ma prawny obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Każda dokumentacja pracownicza jest indywidualna dla danego pracownika, co oznacza, że dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracowników (składające się z 5 części: A, B, C, D, E)
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W skład skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

1. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
2. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Natomiast w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje np. o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
2. wnioski pracownika dotyczące m.in: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat; ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty; stosowania systemu skróconego tygodnia pracy; stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej; ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.
3. różne dokumenty związane m.in ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy; z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania prac.
4. zgody, m.in. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy; pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

Niezależnie od dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany j