Zasady przechowywania w aktach osobowych dokumentów potwierdzających uprawnienia pracownicze

Akty prawne regulujące przechowywanie akt pracownika

Warunki gromadzenia dokumentacji w aktach osobowych są ściśle uregulowane w kilku aktach prawnych. Pierwszym z nich jest kodeks pracy, a dokładnie jego art. 221, pozwalający na zbieranie danych potrzebnych w procesie zatrudnienia i nadzoru (bez sporządzania kopii tzw. dokumentów publicznych tj. prawa jazdy, dowodu osobistego itp.),

Z kolei rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 roku zawiera szczegółowy wykaz dokumentów, jakie powinny znaleźć się w aktach osobowych. W dokumencie tym nie znajdziemy klauzuli dotyczącej obowiązku „kserowania” dokumentów publicznych.

Trzecim aktem prawnym zawierającym regulacje w interesującym temacie jest ustawa o transporcie drogowym, a dokładnie jego art. 39 ust. 1 pkt 3. Przeczytamy w nim, że obowiązek kopiowania do dokumentacji dotyczy wyłącznie orzeczeń lekarskich i psychologicznych.

Istotny jest również art.6 rozporządzenia 2016/679/UE, zgodnie z którym kopiowanie dokumentów musi się odbywać na konkretnej podstawie prawnej, bądź musi wynikać z prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Następnie należy się powołać na art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o dokumentach publicznych. Zgodnie z nim kopia dokumentu publicznego może być sporządzona do celów służbowych i zawodowych (pracowniczych)