Zasady przechowywania w aktach osobowych dokumentów potwierdzających uprawnienia pracownicze

Akty prawne regulujące przechowywanie akt pracownika

Warunki gromadzenia dokumentacji w aktach osobowych są ściśle uregulowane w kilku aktach prawnych. Pierwszym z nich jest kodeks pracy, a dokładnie jego art. 221, pozwalający na zbieranie danych potrzebnych w procesie zatrudnienia i nadzoru (bez sporządzania kopii tzw. dokumentów publicznych tj. prawa jazdy, dowodu osobistego itp.),

Z kolei rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 roku zawiera szczegółowy wykaz dokumentów, jakie powinny znaleźć się w aktach osobowych. W dokumencie tym nie znajdziemy klauzuli dotyczącej obowiązku „kserowania” dokumentów publicznych.

Trzecim aktem prawnym zawierającym regulacje w interesującym temacie jest ustawa o transporcie drogowym, a dokładnie jego art. 39 ust. 1 pkt 3. Przeczytamy w nim, że obowiązek kopiowania do dokumentacji dotyczy wyłącznie orzeczeń lekarskich i psychologicznych.

Istotny jest również art.6 rozporządzenia 2016/679/UE, zgodnie z którym kopiowanie dokumentów musi się odbywać na konkretnej podstawie prawnej, bądź musi wynikać z prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Następnie należy się powołać na art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o dokumentach publicznych. Zgodnie z nim kopia dokumentu publicznego może być sporządzona do celów służbowych i zawodowych (pracowniczych) wyłącznie na podstawie konkretnych przepisów.

W tym temacie nie można pominąć art. 5 ust 1 RODO. W przepisie tym zostały wymienione podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych. Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, czyli gromadzenia jedynie tych danych, które są konieczne w danym celu.

Prawo jazdy w aktach pracowniczych

W przedstawionym świetle przepisów prawnych przechowywanie kopii prawa jazdy wydaje się wykraczać poza tą zasadę. W dokumencie tym znajduje się bowiem wiele informacji o osobie fizycznej, w tym jej wizerunek. Przetwarzanie wizerunku na potrzeby administrowania flotą może być trudne do uzasadnienia. Co więcej, zamiast kserokopii prawo jazdy możliwe jest przechowywanie formularza z niezbędnymi informacjami, bez informacji zbędnych dla administratora. Art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami, wskazują jednoznacznie , że dokumentami publicznymi, podlegającymi szczególnej ochronie przed kopiowaniem są:

1. dowód osobisty,

2. paszport,

3. prawo jazdy,

4. karta do tachografu cyfrowego,

5. zaświadczenie ADR.

W związku z tym nie należy kopiować dowodu osobistego. Jedynie dozwolone jest przepisanie danych niezbędnych do zawarcia umowy o pracę. Podobnie nie można skopiować prawa jazdy. Można przepisać dane niezbędne do sprawowania procesu nadzoru (np. do