Zakup dodatkowej licencji programu kadrowego ze środków ZFRON

Stan faktyczny sprawy

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami w dniu 17 marca 2022 r. zwrócił się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łodzi z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis w związku z poniesieniem wydatku na zakup dodatkowej licencji pakietu enova365 Standard Kadry Płace – wersja platynowa. Koszt zakupu programu kadrowego pracodawca sfinansował ze środków tzw. dużego ZFRON, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (t.j.: Dz. U. z 2022 r., poz. 1145).

Z programu tego korzystał pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności, zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. kadr i rekrutacji. Niepełnosprawny pracownik korzystał z programu kadrowego w sytuacji, gdy inny z pracowników wylogował się z systemu albo był nieobecny w pracy.

Do wniosku o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis pracodawca dołączył m.in.: potwierdzenie przelewu z konta bankowego, kopię faktury VAT za zakup programu kadrowego, oświadczenie o wyodrębnionym rachunku bankowym dla celów ZFRON.

Niemniej jednak pismem z 28 marca 2022 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego wezwał pracodawcę do uzupełnienia złożonego wniosku o:

• uzasadnienie złożonego wniosku m.in. przez wykazanie istnienia związku przyczynowego pomiędzy dokonanym wydatkiem a zmniejszeniem ograniczeń zawodowych pracownika z niepełnosprawnością,
• wykazanie celowości i oszczędności poniesionego wydatku, adekwatnie do przepisu § 4a rozporządzenia w sprawie ZFRON. W tym momencie należy podkreślić, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 12 stycznia 2022 r. (sygn. Akt III SA/Wa 1266/21) podkreślił, że ocena realizacji przesłanek określonych w § 4a rozporządzenia w sprawie ZFRON musi być dokonywana indywidualnie w odniesieniu do konkretnego wydatku i celu, jaki ten wydatek ma spełniać.
• wyjaśnienie, jak dokonany wydatek przyczynia się do realizacji celów wskazanych w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j.: Dz. U. z 2023 r., poz. 100 ze zm.) – dalej: u.r.o.n. Stosownie do tego uregulowania, pracodawca winien przeznaczać środki ZFRON na finansowanie rehabilitacji zawodowej, społecznej i leczniczej, w tym na indywidualne programy rehabilitacji osób z niepełnosprawnościami, opracowywane przez powołane przez pracodawców komisje rehabilitacyjne oraz ubezpieczenie osób niepełnosprawnych, zgodnie z zakładowym regulaminem wykorzystania środków ZFRON.

W dniu 8 kwietnia 2022 r. pełnomocnik pracodawcy złożył wymagane przez urząd skarbowy wyjaśnienia. Jednakże w dniu 28 kwietnia 2022 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego wydał postanowienie o odmowie wydania pracodawcy zaświadczenia o pomocy de minimis z tytułu zakupu programu kadrowego. Organ uznał, że zakup programu kadrowego ze środków ZFRON był niecelowy, ponieważ nie dążył do poprawy sytuacji zawodowej pracownika z niepełnosprawnością, ale był to wydatek o charakterze uniwersalnym, który w taki sam sposób jak niepełnosprawnym pracownikom może służyć pracownikom bez żadnych dysfunkcji zdrowotnych.

Oprócz tego organ podatkowy stwierdził, że analizowany wydatek nie został dokonany na wyposażenie stanowiska pracy i przystosowanie jego otoczenia do potrzeb osoby z niepełnosprawnością. Pracodawca bowiem nie wykazał żadnego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a zmniejszeniem ograniczeń pracownika z niepełnosprawnością wynikających z jego niepełnosprawności. Jednocześnie według Naczelnika Urzędu Skarbowego wydatek ten ukierunkowany był wyłącznie na skompensowanie niedostatków niepełnosprawnego pracownika za pomocą odpowiednio dobranego sprzętu.

Na przedmiotowe postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego pracodawca złożył zażalenie. W dniu 22 września 2022 r., po rozpoznaniu zażalenia pracodawcy Dyrektor Izby Administracji Skarbowej (DIAS) utrzymał w mocy postanowienie organu I instancji. DIAS wskazał przy tym, że zakup programu kadrowego nie stanowił wydatku na wyposażenie konkretnego stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością.

Pracodawca nie wykazał również, iż niezakupienie dodatkowej licencji programu kadrowego spowodowałoby, że osoba niepełnosprawna nie mogłaby wykonywać swoich obowiązków pracowniczych, a w konsekwencji zostałaby zastąpiona osobą zdrową. Organ zaznaczył, że przepisy