Zakup dodatkowej licencji programu kadrowego ze środków ZFRON

Stan faktyczny sprawy

Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami w dniu 17 marca 2022 r. zwrócił się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łodzi z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis w związku z poniesieniem wydatku na zakup dodatkowej licencji pakietu enova365 Standard Kadry Płace – wersja platynowa. Koszt zakupu programu kadrowego pracodawca sfinansował ze środków tzw. dużego ZFRON, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (t.j.: Dz. U. z 2022 r., poz. 1145).

Z programu tego korzystał pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności, zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. kadr i rekrutacji. Niepełnosprawny pracownik korzystał z programu kadrowego w sytuacji, gdy inny z pracowników wylogował się z systemu albo był nieobecny w pracy.

Do wniosku o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis pracodawca dołączył m.in.: potwierdzenie przelewu z konta bankowego, kopię faktury VAT za zakup programu kadrowego, oświadczenie o wyodrębnionym rachunku bankowym dla celów ZFRON.

Niemniej jednak pismem z 28 marca 2022 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego wezwał pracodawcę do uzupełnienia złożonego wniosku o:

• uzasadnienie złożonego wniosku m.in. przez wykazanie istnienia związku przyczynowego pomiędzy dokonanym wydatkiem a zmniejszeniem ograniczeń zawodowych pracownika z niepełnosprawnością,
• wykazanie celowości i oszczędności poniesionego wydatku, adekwatnie do przepisu § 4a rozporządzenia w sprawie ZFRON. W tym momencie należy podkreślić, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 12 stycznia 2022 r. (sygn. Akt III SA/Wa 1266/21) podkreślił, że ocena realizacji przesłanek określonych w § 4a rozporządzenia w sprawie ZFRON musi być dokonywana indywidualnie w odniesieniu do konkretnego wydatku i celu, jaki ten wydatek ma spełniać.
• wyjaśnienie, jak dokonany wydatek przyczynia się do realizacji celów wskazanych w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j.: Dz. U. z 2023 r., poz. 100 ze zm.) – dalej: u.r.o.n. Stosownie do tego uregulowania, pracodawca winien przeznaczać środki ZFRON na finansowanie rehabilitacji zawodowej, społecznej i leczniczej, w tym na indywidualne programy rehabilitacji osób z niepełnosprawnościami, opracowywane przez powołane przez pracodawców komisje rehabilitacyjne oraz ubezpieczenie osób niepełnosprawnych, zgodnie z zakładowym regulaminem wykorzystania środków ZFRON.

W dniu 8 kwietnia 2022 r. pełnomocnik pracodawcy złożył wymagane przez urząd skarbowy wyjaśnienia. Jednakże w dniu 28 kwietnia 2022 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego wydał postanowienie o odmowie wydania pracodawcy zaświadczenia o pomocy de minimis z tytułu zakupu programu kadrowego. Organ uznał, że zakup programu kadrowego ze środków ZFRON był niecelowy, ponieważ nie dążył do poprawy sytuacji zawodowej pracownika z niepełnosprawnością, ale był to wydatek o charakterze uniwersalnym, który w taki sam sposób jak niepełnosprawnym pracownikom może służyć pracownikom bez żadnych dysfunkcji zdrowotnych.

Oprócz tego organ podatkowy stwierdził, że analizowany wydatek nie został dokonany na wyposażenie stanowiska pracy i przysto