Pracodawcy będą musieli zreorganizować pracę zdalną

Czym jest praca zdalna

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub tylko częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Może to być adres zamieszkania pracownika, w szczególności, jeżeli wykorzystane zostaną środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co wynika z art. 6718 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2022 r., poz. 1510, ze zm.) - dalej: k.p.

Zmiany w przepisach prawa pracy, jakie zaczną obowiązywać z dniem 7 kwietnia 2023 r., są następstwem uchwalenia ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r., poz. 240) o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta jednocześnie uchyla przepisy dotyczące telepracy. Zgodnie z przepisami nowelizacji Kodeksu pracy, pracę zdalną będzie można wykonywać w trzech trybach, a mianowicie jako pracę zdalną:

• stałą – świadczoną tylko zdalnie;

• hybrydową – wykonywaną w części zdalnie, a w części w siedzibie pracodawcy;

• okazjonalną – świadczoną sporadycznie, na wniosek pracownika.

Praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy

W myśl art 6719 ust. 3 k.p. praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w dwóch przypadkach, a mianowicie:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu; lub

2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika jest tymczasowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej;

– o ile pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej bądź elektronicznej, iż posiada odpowiednie warunki lokalowe oraz techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jednakże w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik musi poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę. Wówczas pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Należy podkreślić, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, wykonywanej na powyższych zasadach, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Praca zdalna po uzgodnieniu

Z przepisów prawa pracy dotyczących pracy zdalnej jasno wynika, że świadczenie pracy zdalnej będzie możliwe zarówno na polecenie pracodawcy, jak i po uprzednim uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Zgodnie z art. 6719 ust. 1 k.p., uzgodnienie to będzie miało miejsce podczas zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Jednocześnie na podstawie art. 6719 ust. 2 k.p., uzgodnienie zasad wykonywania pracy zdalnej dokonywane w trakcie zatrudnienia będzie uzależnione od inicjatywy pracodawcy lub stosownego wniosku pracownika złożonego w postaci papierowej lub elektronicznej.

Co istotne, strony (pracodawca i pracownik) będą także musiały uzgodnić, w jakim miejscu będzie wykonywana praca „na odległość”, co może okazać się kłopotliwe, gdyż tego rodzaju uzgodnienie ma dotyczyć też każdej ewentualnej zmiany tego miejsca. Warto dodać, że obowiązek uzgodnienia miejsca wykonywania pracy zdalnej będzie dotyczył każdego rodzaju pracy zdalnej, zarówno stałej hybrydowej, jak i okazjonalnej, niezależnie od tego, czy praca zdalna jest świadczona na polecenie pracodawcy, czy też uzgodnieniu między pracodawcą a pracownikiem.

Jak już wspomniano, pracą zdalną jest praca wykonywana zwłaszcza z zastosowaniem środków komunikacji na odległość, ale nie ogranicza się to wyłącznie do pracy wykonywanej za pośrednictwem tego typu narzędzi. Przykładowo, praca koncepcyjna lub analiza danych również mogą być wykonywane w ramach pracy zdalnej. Elementem przesadzającym o tym, czy będziemy mieli do czynienia z pracą zdalną, będzie okoliczność, czy w trakcie świadczenia tej pracy, pracownik wykonuje swoje obowiązki pracownicze z innego miejsca, aniżeli zostało to uzgodnione w treści umowy o pracę, niemniej jednak zgodnie z uprzednim uzgodnieniem pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

W zależności od potrzeb pracodawca będzie mógł ustalać zasady korzystniejsze dla pracowników w zakresie pracy zdalnej, domagając się jedynie poinformowania go o miejscu, w którym będą pracować, przy czym brak reakcji ze strony pracodawcy będzie oznaczał akceptację miejsca wykonywania pracy w trybie zdalnym. Pracodawca może również zdecydować, że praca zdalna będzie wykonywana tylko w Polsce lub po spełnieniu określonych warunków za granicą.

Jeśli nie ma stałych dni pracy zdalnej, pracownik może elastycznie wnioskować o pracę zdalną z dnia na dzień, ale pracodawca może ograniczyć dostępne miejsca pracy zdalnej ze względów organizacyjnych. Pracodawca może również zdecydować, że jako miejsca wykonywania pracy zdalnej dopuszczalne będą tylko takie, które są oddalone od siedziby zakładu pracy w rozsądnej odległości, tak aby w razie konieczności pracownik mógł szybko stawić się w siedzibie pracodawcy. Wskazane ograniczenia pracodawca może uzasadnić potrzebami pracodawcy.

Jak stanowi art. 6719 § 6 k.p., pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej (poza okazjonalną), złożony przez:

1. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2020 r. Poz. 1329);

2. pracownika – rodzica: