Kontrola PFRON dotycząca dofinansowań wynagrodzeń

Postępowanie sprawdzające

Pracodawcy zatrudniający, jak i niezatrudniający osoby z niepełnosprawnościami mają zobowiązania wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Na podstawie art. 26a ust. 9b ustawy o rehabilitacji, prezes zarządu PFRON może przeprowadzić u pracodawcy postępowanie sprawdzające w celu potwierdzenia:

1. zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych w miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu (INF-D-P) oraz wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania (Wn-D),
2. sytuacji ekonomicznej pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, która zgodnie z przepisami (art. 48a ust. 3 ustawy o rehabilitacji) wyklucza udzielenie pomocy publicznej.

Pracodawca musi mieć świadomość, że rozpoczęcie procedury sprawdzającej dotyczącej złożonego wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania, wydłuża termin przekazania przez PFRON środków na rachunek bankowy pracodawcy. Termin ten, wynoszący 25 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania, ulega przedłużeniu o okres niezbędny do przeprowadzenia tego postępowania, nie dłużej jednak niż o 14 dni, co jest zgodne z art. 26a ust. 9c ustawy o rehabilitacji.

W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości Prezes Zarządu PFRON może zarządzić przeprowadzenie kontroli pracodawcy.

W praktyce dzięki postępowaniu sprawdzającemu PFRON ma możliwość weryfikacji danych oraz informacji podawanych przez pracodawcę bez konieczności wszczynania postępowania kontrolnego i wydawania decyzji w sprawie, jeżeli w postępowaniu nie wykryto nieprawidłowości. Na tym etapie PFRON może wezwać pracodawcę do przesłania dodatkowych dokumentów i sprawdzić prawdziwość danych zawartych we wniosku Wn-D oraz informacjach INF-D-P. Dokumenty te powinny potwierdzać m.in. stan zatrudnienia niepełnosprawnych pracowników, na których jest pobierane dofinansowanie, ich umowy o pracę, orzeczenia o niepełnosprawności, dokonanie wypłaty wynagrodzeń czy poniesienie pozostałych kosztów płacy np. dane dotyczące zapłaty składek ZUS, czy podatku.

Procedury przeprowadzania kontroli

Zgodnie z art. 26a ust. 10 ustawy o rehabilitacji, prezes PFRON może przeprowadzać kontrole pracodawcy w zakresie miesięcznego dofinansowania, w szczególności dotyczące zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych we wniosku Wn-D i w informacjach INF-D-P, oraz wysokości miesięcznego dofinansowania, w tym kwot i terminów poniesienia miesięcznych kosztów płacy pracowników.

Tryb i sposób przeprowadzania kontroli przez organy upoważnione do kontroli na podstawie ustawy o rehabilitacji określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2012 r. w tej sprawie (Dz. U. z 2013 r. poz. 29). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, wydanego w formie pisemnej przez organ upoważniony do kontroli. Zespół kontrolujący składa się z co najmniej dwóch osób.

Kontrola może być przeprowadzona jako: kompleksowa, problemowa, sprawdzająca, doraźna.

Z reguły czynności sprawdzające przeprowadzane są w siedzibie podmiotu kontrolowanego lub miejscu prowadzenia działalności przez podmiot kontrolowany, w dniach i godzinach jego pracy. Przy czym w uzasadnionych okolicznościach może nastąpić poza godzinami pracy podmiotu kontrolowanego lub w dni wolne od pracy, w miejscu i godzinach świadczenia pracy przez pracowników podmiotu kontrolowanego, w obecności kierownika tego podmiotu, w siedzibie organu upoważnionego do kontroli.

Kierownik podmiotu kontrolowanego na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kontroli kompleksowej lub problemowej powinien zostać zawiadomiony na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego o miejscu, zakresie i terminie kontroli.

Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący okazują kierownikowi podmiotu kontrolowanego:

• upoważnienie zawierające: oznaczenie organu upoważnionego do kontroli, numer i datę wydania upoważnienia; imiona i nazwiska oraz numery dokumentów potwierdzających tożsamość kontrolujących; imię i nazwisko kierownika zespołu, powołanie podstawy prawnej kontroli; nazwę i adres podmiotu kontrolowanego, zakres kontroli; miejsce i termin przeprowadzenia kontroli; w przypadku uzasadnionym zakresem kontroli - wskazanie jednostek organizacyjnych podmiotu kontrolowanego objętych kontrolą,
• dokumenty potwierdzające tożsamość,
• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

W przypadku korzystania podczas kontroli z pomocy biegłego, podjęcie przez biegłego zleconych mu czynności w siedzibie podmiotu kontrolowanego następuje po zawiadomieniu kierownika podmiotu kontrolowanego.

W czasie trwania kontroli kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów, które przechowuje się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich bez zgody kontrolujących.

W zawiadomieniu o wszczęciu kontroli, kontrolerzy PFRON wskazują listę dokumentów, które powinien przygotować podmiot kontrolowany.

Czynności kontrolne polegają na:

1. badaniu dokumentów,
2. żądaniu udzielenia zeznań i wyjaśnień w wyznaczonym terminie oraz przyjmowaniu zeznania i wyjaś