Przechowywanie danych osobowych niepełnosprawnych kandydatów na pracowników

Analizując kwestie związane z możliwością przechowywania danych osobowych kandydatów na pracowników, będących osobami z niepełnosprawnościami, już po zakończeniu procesu rekrutacji, należy odnieść się do wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22). WSA w uzasadnieniu tego wyroku stwierdził, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników, również po zakończonym naborze, co jest uzasadnione potrzebami dowodowymi, które mogą zaistnieć w związku z potencjalnymi roszczeniami z tytułu dyskryminacji. Stanowisko WSA stoi przy tym w sprzeczności z wykładnię stosowaną przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Stan faktyczny sprawy

Kandydatka na stanowisko pracy wzięła udział w rekrutacji, która odbywała się za pośrednictwem elektronicznych środków przekazu (aplikacji zamieszczonej na stronie internetowej pracodawcy). Pomimo tego, że kobieta nie została zatrudniona, pracodawca w dalszym ciągu przechowywał jej dane osobowe, nawet po zakończeniu rekrutacji, motywując to koniecznością zapewnienia sobie materiału dowodowego w razie wystąpienia przez kobietę z roszczeniami z tytułu dyskryminacji. Co istotne, w wyniku takiego działania pracodawcy, kandydaci także mieli możliwość dochodzenia swoich uprawnień, jeżeli uznaliby, że naruszono ich prawo do równego traktowania.

Była kandydatka zażądała od niedoszłego pracodawcy usunięcia jej danych osobowych z systemu firmy. Pracodawca jednak odmówił, z uwagi na co kobieta skierowała skargę do UODO. W dniu 17 stycznia 2022 r. UODO wydał decyzję, w której uznał, że pracodawca dopuścił się naruszenia art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, w drodze bezpodstawnego przetwarzania danych osobowych po zakończeniu rekrutacji. Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 RODO, dane osobowe muszą być:

a) przetwarzane w zgodzie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;

b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny ze wskazanymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do