Zwrot kosztów za prąd i internet dla pracowników pracujących zdalnie

Zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika pracującego zdalnie

W ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, wprowadzającej pracę zdalną i regulującej jej warunki, ustawodawcy nie odnieśli się do kwestii dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika z tytułu wykonywania pracy zdalnej. W art. 3 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu COVID-19 znajduje się jedynie następujący zapis: „narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca”.

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami pracodawca nie ma zatem obowiązku pokrycia dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika z uwagi na pracę zdalną, takich jak wydatki na prąd czy internet. Pracodawca nie powinien jednak wykorzystywać możliwości skierowania pracownika do pracy zdalnej w celu przerzucenia na niego kosztów prowadzonej przez siebie działalności.

Mimo że z pandemią COVID-19 zmagamy się już prawie 2 lata, w dalszym ciągu ustawodawcy nie dostosowali przepisów do nowych standardów pracy. Brak regulacji odnośnie do pracy zdalnej w kodeksie pracy może powodować spory między pracodawcą a pracownikiem w kontekście dodatkowych wydatków ponoszonych przez pracownika podczas pracy zdalnej i ewentualnej rekompensaty z tego tytułu udzielonej przez pracodawcę. Powstał projekt zmian, na podstawie których pracodawca będzie miał obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników, regulaminie pracy, poleceniu wykonywania pracy zdalnie albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Wielu pracodawców, zanim przepisy wejdą w życie, zdecydowało się na zwrot kosztów za prąd i internet, aby zrekompensować pracownikom wyższe wydatki podczas pracy zdalnej. Decydując się na zwrot tych kosztów, zaleca się zawarcie z pracownikiem odpowiedniego porozumienia, na podstawie którego dokonywana będzie wypłata środków pieniężnych z tego tytułu.

Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną a podatek dochodow